Was sind die besten Möglichkeiten, um auf ein neues HRIS-System umzusteigen? (2024)

Bevor Sie sich für ein neues HRIS-System entscheiden, müssen Sie Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen bewerten. Was sind die Ziele Ihrer HR-Funktion? Was sind die Schwachstellen und Lücken in Ihrem bestehenden System? Was sind die Merkmale und Funktionen, die Sie von einem neuen System erwarten? Wie lässt sich das neue System in Ihre anderen Systeme und Prozesse integrieren? Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie den Umfang und die Anforderungen Ihres HRIS-Projekts definieren und das System auswählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Umstellung auf ein neues HRIS-System ist die Aufbereitung Ihrer Daten. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Daten in allen Quellen korrekt, vollständig und konsistent sind. Sie müssen auch alle doppelten, veralteten oder irrelevanten Daten identifizieren und eliminieren. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Datenfelder und -formate dem neuen System zuordnen und entscheiden, wie Datenkonvertierungen oder -migrationen gehandhabt werden sollen. Durch die Aufbereitung Ihrer Daten können Sie Fehler, Verzögerungen und Komplikationen während der Implementierungsphase vermeiden.

Bevor Sie Ihr neues HRIS-System einführen, müssen Sie es gründlich testen. Sie müssen überprüfen, ob das System Ihren Spezifikationen entspricht, wie erwartet funktioniert und Ihren Richtlinien und Vorschriften entspricht. Sie müssen auch überprüfen, ob das System mit Ihrer Hardware, Software und Ihrem Netzwerk kompatibel ist und ob es über angemessene Sicherheits- und Sicherungsmaßnahmen verfügt. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Endbenutzer in den Testprozess einbeziehen und ihr Feedback und ihre Vorschläge einholen. Indem Sie Ihr System testen, können Sie Probleme, Fehler oder Störungen identifizieren und beheben, bevor sie sich auf Ihren Betrieb auswirken.

Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Umstellung auf ein neues HRIS-System ist die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr HR-Team und andere Benutzer mit dem neuen System vertraut sind und wissen, wie man es effektiv einsetzt. Sie müssen ihnen auch angemessene Ressourcen, Unterstützung und Anleitung während der Lernkurve zur Verfügung stellen. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Schulungen auf die verschiedenen Rollen, Ebenen und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zuschneiden und verschiedene Methoden wie Online-Tutorials, Handbücher, Webinare oder Workshops verwenden. Durch die Schulung Ihrer Mitarbeiter können Sie ihr Vertrauen, ihre Kompetenz und ihre Zufriedenheit mit dem neuen System steigern.

Zu guter Letzt müssen Sie Ihre Änderung Ihren Stakeholdern mitteilen. Sie müssen sie über die Vorteile, Funktionen und Erwartungen des neuen HRIS-Systems informieren und darüber, wie es sich auf ihre Arbeit und Prozesse auswirken wird. Sie müssen auch auf alle Bedenken, Fragen oder Widerstände eingehen, die sie möglicherweise haben, und sie in den Veränderungsprozess einbeziehen. Darüber hinaus müssen Sie Ihre Änderung zeitnah, klar und konsistent kommunizieren und verschiedene Kanäle wie E-Mails, Newsletter, Besprechungen oder Ankündigungen nutzen. Indem Sie Ihre Änderung kommunizieren, können Sie Bewusstsein, Engagement und Akzeptanz für das neue System schaffen.

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Personalabteilung (HR)

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